Come trasferire le email da un provider a un altro senza perdere messaggi
A cura di G Tech Group · aggiornata il
In breve
Come si trasferiscono le email da un provider a un altro?
Si crea la casella sul nuovo provider, si copiano via IMAP tutte le cartelle dal vecchio al nuovo server mentre gli utenti continuano a lavorare, si cambiano i record MX del dominio e, dopo la propagazione DNS, si fa un ultimo passaggio che porta i messaggi arrivati nel frattempo. Alla fine si confrontano i conteggi cartella per cartella.
Passo per passo
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1
Fate l'inventario delle caselle
Elencate indirizzi, spazio occupato e provider di partenza e di arrivo. Segnate le caselle PEC e chi usa POP3: richiedono un trattamento diverso.
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2
Create le caselle di destinazione
Attivate le stesse caselle sul nuovo provider, con spazio sufficiente. Non cambiate ancora i record MX: la posta deve continuare ad arrivare sul vecchio server.
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3
Fate la prima copia completa via IMAP
Copiate tutte le cartelle con date originali, stato letto e contrassegni. Gli utenti lavorano normalmente: per caselle grandi la copia può richiedere ore.
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4
Abbassate il TTL e cambiate i record MX
Un giorno prima portate il TTL dei record MX a 300 secondi, poi puntateli al nuovo provider. Aggiornate anche SPF, DKIM e DMARC.
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5
Fate il passaggio finale
Dopo la propagazione DNS (di solito qualche ora) ripetete la copia: se lo strumento riconosce i messaggi già copiati, porta solo quelli nuovi, senza doppioni.
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6
Verificate e configurate i client
Confrontate i conteggi cartella per cartella tra vecchio e nuovo server, poi configurate Outlook, Thunderbird e gli smartphone sul nuovo provider.
Perché non basta esportare da Outlook
Esportare un file .pst e reimportarlo funziona per una casella, ma è lento, va fatto su ogni computer, perde la posta arrivata nel frattempo e non dice se manca qualcosa. Con IMAP la copia avviene tra i server, per tutte le caselle insieme.
L'errore più comune: i duplicati
Molti strumenti, se ripetuti, ricaricano tutto. Serve uno strumento che riconosca i messaggi già copiati (per identificativo del messaggio, data e dimensione), altrimenti il passaggio finale raddoppia le caselle.
Le cartelle con nomi diversi
«Posta inviata» su un server può chiamarsi «Sent» o «Sent Items» su un altro. Se la copia non le riconosce, gli utenti si trovano due cartelle della posta inviata. Il nostro motore le riconosce dagli attributi speciali IMAP o dal nome.
Domande frequenti
Si può migrare la posta senza fermare gli utenti?
Sì. La prima copia avviene con le caselle in uso; il fermo si riduce al tempo di propagazione dei record MX, durante il quale la posta continua ad arrivare sul vecchio server e viene recuperata dal passaggio finale.
Quanto tempo serve per trasferire una casella email?
Dipende da dimensione e limiti del provider: una casella di pochi GB si copia in meno di un'ora, caselle da decine di GB o verso Gmail e Microsoft 365 possono richiedere più tempo per i limiti di velocità imposti dal provider.
Serve la password di ogni casella?
Per IMAP sì, oppure un account amministratore del server che possa accedere alle caselle. Con Google Workspace e Microsoft 365 si può usare l'autorizzazione OAuth dell'amministratore senza conoscere le password.